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随着信息化建设的不断深入，企业所建设的很多信息系统给业务管理带来很大的帮助。但是，每天不停地用不同账号登录不同系统已经成为很多人工作中的烦恼，系统之间的信息孤岛也阻碍了企业进一步发展的脚步。 如何才能更好、更方便地应用这些系统呢?深圳市捷顺科技实业股份有限公司(以下简称捷顺科技)通过实施协同办公平台EKP(企业知识门户)进行了很好的探索。 面对自己培养的竞争对手 捷顺科技是我国最早从事非接触式IC卡应用产品开发、生产和销售的专业厂商，主要产品包括智能化停车场管理系统，智能通道闸系统，智能门禁、收费、考勤系统及相关机电一体化产品。 近年来，随着新进入者的不断增加和发展，捷顺科技开始面临越来越激烈的市场竞争。而且，捷顺科技的竞争对手往往都对捷顺科技非常了解。最早从事非接触式IC卡应用产品的研发，使得捷顺科技成为该行业的黄埔军校。“我们的竞争对手基本上都是从公司出去的，对捷顺科技很了解。”捷顺科技信息管理部经理张磊说。 尽管捷顺科技在管理上已经非常先进，但是面对这样的竞争态势，捷顺科技总经理唐健和他的管理团队开始对企业的发展进行重新思考。他们一致认为，人才可以被挖走，产品可以被模仿，唯有产生这些人才、产品的土壤是带不走的，只有建立基于信息系统形成的企业文化，才能成为可传承的、保证企业持续发展的竞争力。 事实上，捷顺科技在2001年就开始应用自行开发的ERP。2005年，捷顺在行业内第一个实施SAPERP。ERP的应用在帮助捷顺科技实现精细化管理的同时，还将多年发展总结出来的独特的内部核算、分享制度得到实现，即公司每卖出一个产品，包括研发、生产、销售、后勤等在内的所有部门都能分享到这个产品带来的利润。 但是，捷顺科技是一个集研发、生产、销售、服务为一体的综合性企业，ERP的应用不能解决企业所有的管理问题，特别是公司内部的协同办公问题。 与此同时，除了ERP系统以外，捷顺科技还应用了邮件、工作流和KPI考核等IT系统。用户要应用这些系统时需要用不同的账户分别登录，非常麻烦。而且，这几个系统之间的信息不能共享，形成了一个个信息孤岛。 因此，2006年底，捷顺科技信息管理部开始进行需求调研，希里建立一个能够整合当前所有信息系统的协同办公平台来满足日常办公的需要，将传统的基于业务部门的管理转换为基于流程的管理，并将日常运作中所积累的经验和知识进行沉淀并实现共享。 打造信息化的“主板” 协同办公平台是捷顺科技未来的核心平台，公司高层在选型时非常关注其安全性和合理性。此外，捷顺科技还希望平台跟当前的主流系统都能兼容。这是因为基于信息管理部的IT规划，捷顺科技将会建设一个统一的IT应用平台作为信息化建设架构的“主板”，而其他所有的信息化应用，如ERP,SCM、CRM、PDM等都将成为这个“主板”的插件。 经过严格的挑选以后，捷顺科技选择了IBM Lotus协同办公软件。但是，选择平台只是一个开始，因为捷顺科技要做的不是简单的OA系统，而是要通过这个平台来整合所有的应用，并且形成合理的工作流，使恰当的知识在恰当的时间通过恰当的场合和载体传递给合适的人。 在IBM的推荐下，捷顺科技选择了蓝凌基于IBMLotus开发的EKP平台。“蓝凌的理念跟我们非常吻合，特别是门户的概念。”在谈到为什么选择蓝凌时，张磊解释说。 “协同办公平台的实施比ERP要复杂得多。”张磊认为。捷顺科技要将从1992年开始积累的文档收集并导入EKP，同时还要整合已有的三个系统，对办公流程进行重新梳理，对所有用户的权限进行设置。这样，平台涉及的内容很多，要协调的人员也多，而且人员的素质参差不齐。 捷顺科技将EKP平台的建设提到了战略的高度。在总经办的牵头下，捷顺科技成立了相当于项目营理委员会的组织，与各部门的经理进行讨论，对办公流程和用户权限进行设置。 项目实施完后，公司高层以身作则带动公司上下应用EKP来处理业务。总经办成员每天下班之前都会把待办事项全部清完，希望借此带动大家逐渐地做到日清。 此外，IT部门每周会做一个报表，把所有未处理的待办事项列出来向全公司员工公布。尽管捷顺科技对未处理事项停滞没有实质的惩罚措施，但这从一定程度上产生了很好的督促作用。这项工作一直延续至今。
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